INTEGRATED PROJECT DELIVERY (IPD) – Zintegrowany Proces Inwestycyjny cz. 2

4. Zespół

Kluczem do sukcesu jest zbudowanie zespołu, który złożony jest nie tylko z wysokiej klasy specjalistów ale jednocześnie ludzi, którzy umieją ze sobą współpracować. Co więcej, członkowie zespołu muszą być zaangażowani w realizację zadania, a ich wzajemna współpraca efektywna. Jak to osiągnąć?

• Możliwie jak najwcześniej identyfikujemy najistotniejsze role uczestników, które są najbardziej istotne dla projektu:
  • Właściciel
  • Klient
  • Projektanci (architekci, konstruktorzy, instalatorzy etc. )
  • Wykonawcy
  • Podwykonawcy
  • Dostawcy
  • Producenci maszyn
  • Kredytodawcy

• Pre-kwalfikacje czyli dobór członków zespołu (firmy, konkretne osoby) w oparciu o ich:
  • Kompetencje techniczne
  • Doświadczenie i osiągnięcia
  • Dostępność wymaganych zasobów
  • Udokumentowane doświadczenie i zaangażowanie w pracę nad projektami zintegrowanymi

• Uwzględnienie interesów i szukanie zaangażowania wybranych „stron trzecich” tj.: urzędnicy, lokalni dostawcy mediów, ubezpieczyciele, poręczyciele i inni interesariusze.

• Określenie struktury organizacyjnej i biznesowej najlepiej odpowiadającej realizacji projektu zintegrowanego, pozostającego w zgodzie zarówno z oczekiwaniami jak i ograniczeniami wszystkich uczestników procesu. Wybrany styl zarządzania nie może być ograniczony podejściem tradycyjnym do metod realizacji projektu, ale powinien być elastycznie dostosowany do projektu.
  • Projekt dla klienta prywatnego
  • Projekt w systemie zbuduj
  • Projekt w systemie zaprojektuj-zbuduj
  • Projekt w systemie PPP
  • Doradztwo i wsparcie techniczne

• Opracowanie projektu umowy (-ów) do określenia ról i odpowiedzialności uczestników. Uzgodnienia projektowe powinny być zsynchronizowane, aby zapewnić, że role i obowiązki stron są określone identycznie we wszystkich umowach i są zgodne z zatwierdzonym modelem organizacyjnym i biznesowym. Najważniejsze postanowienia dotyczące kompensacji zobowiązań i alokacji ryzyka powinny być jasno określone i powinny promować otwartą komunikację i współpracę. Zagadnienia, które należy wziąć pod uwagę to:
  • Motywacja: podział w zyskach, premie za wyniki, jawna rachunkowość
  • Komunikacja i wymiana informacji:  technologie, standardy i procedury, kontrola i archiwizacja
  • Obowiązki i nadzór
  • Decyzyjność w procesie projektowym
  • Odpowiedzialność zawodowa
  • Podział ryzyka
  • Program ubezpieczeń

5. Główne fazy IPD

Jak już wspomniano wcześniej idea IPD oparta jest w dużej mierze na zaangażowaniu możliwie jak największych środków już na początku pracy nad projektem. Założenie to jest jak najbardziej słuszne i pozostaje w zgodzie z metodami zarządzania projektami. Największy wpływ na projekt a tym samym na koszty związane z jego realizacją mamy w początkowej fazie prac, im później tym trudniej nam coś zmienić. Co więcej wzrastają też koszty związane z wprowadzeniem wszelkiego rodzaju zmian.

Schemat 2: Krzywa MacLeamy’ego źródło

Wyróżniamy siedem głównych faz Zintegrowanego Sposobu Realizacji Projektu:

• koncepcja
• projekt wstępny
• projekt szczegółowy / budowlany
• dokumentacja wykonawcza i warsztatowa
• przygotowanie produkcji
• realizacja
• zamknięcie projektu

KONCEPCJA

• Zaangażowanie kluczowych uczestników w proces planowania inwestycji.
• Identyfikacja kluczowych technologii, takich jak np. BIM dla prowadzenia prac projektowych.
• Identyfikacja podstawowych parametrów dotyczących zadania: rozmiarów, ram czasowych (czas na realizację, kamienie milowe), podstawowych celi i założeń, wymagań ekonomiczno  – finansowych (np.: przewidywane źródła finansowania, szacowany budżet), wymagań technicznych dotyczących wymiany danych.
• Struktura kosztów jest identyfikowana znacznie wcześniej niż w metodzie tradycyjnej. Koszty związane z realizacją zadania mogą być definiowane w modelu parametrycznym co umożliwia szybką ocenę decyzji projektowych (również z punktu widzenia finansów).
• Opracowanie wstępnego harmonogramu i powiązanie go z modelem (3D).

PROJEKT WSTĘPNY

• Faza ta skupia się główne na przejściu od tego co chcemy wybudować do rozwiązania problemu jak należy to zrobić.
• Czas ten przeznaczony jest głównie na rozwój i testowanie  różnych rozwiązań projektowych.
• W projektach , przygotowywanych w technologii BIM, model parametryczny może być wykorzystywany dla opracowywania scenariuszy na zasadzie „co by było, gdyby”.
• Na tym etapie tworzone są dokumenty niezbędne dla uzyskania finansowania i wstępnych  pozwoleń dla realizacji inwestycji.

PROJEKT SZCZEGÓŁOWY / BUDOWLANY 

• Etap ten jest dłuższy niż w metodzie tradycyjnej z uwagi na bardzo detaliczne podejście do zadania.
• Projekt obejmuje wszystkie elementy tzn. nie tylko podstawowe rozwiązania konstrukcyjne czy architektoniczne ale również pełną definicję rozwiązań wykończeniowych, instalacyjnych czy też wyposażenie obiektu.
• Wszystkie specyfikacje techniczne opracowane są w oparciu wcześniejsze ustalenia i ostatecznie zatwierdzone rozwiązania.
• Efektem pełnego zaangażowania wszystkich uczestników procesu jest wysoka jakość projektu tak w rozumieniu technicznym jak i administracyjnym.
• Projekt budowlany jest podstawą do uzyskania pozwoleń i ostatecznych decyzji o finansowaniu przedsięwzięcia. Od stopnia jego poprawności zależy bardzo wiele. Dopracowane w szczegółach i przemyślane rozwiązania pozwalają nie tylko skrócić etap oczekiwania na pozwolenia formalne w tym np. pozwolenie na budowę ale również eliminują późniejsze komplikacje wynikające z konieczności wprowadzania zmian do projektu lub uzyskiwania odstępstw od rozwiązań normowych.
  

DOKUMENTACJA WYKONAWCZA I WARSZTATOWA

• Z uwagi na pracę opartą o modele 3D i szczegółowe dopracowanie projektu we wcześniejszych etapach prac, proces opracowania dokumentacji wykonawczej i warsztatowej ulega skróceniu.
• Głównym zadaniem dokumentacji wykonawczej i warsztatowej w rozumieniu standardów IPD jest wskazanie technologii wykonania robót a nie uszczegółowienie czy optymalizacja rozwiązań przyjętych na wcześniejszych etapach pracy nad projektem, jak często ma to miejsce w metodzie tradycyjnej.
• Pełna dokumentacja wykonawcza w rozumieniu standardu IPD to nie tylko pakiet, w którego skład wchodzą np.: rysunki 2D, harmonogram , rysunek planu zagospodarowania placu budowy czy tabela kosztów realizacji inwestycji uzupełniających się nawzajem. IPD jest to system mający za zadanie stworzenie zintegrowanego pakietu wiedzy o projekcie. To kompendium wiedzy zarówno dla generalnego wykonawcy, podwykonawców, instytucji finansującej czy urzędów dające zarówno globalny pogląd na planowaną inwestycję, jak również szczegółowe informację we wszystkich jej zakresach. Wszystkie dane są ze sobą ściśle powiązane i od siebie zależne.
• Pełna dokumentacja wykonawcza zawiera informacje dotyczące: zakupu materiałów, montażu elementów, opracowania szczegółowego harmonogramu robót, badań i testów koniecznych do wykonania na etapie realizacji, wszelkich wymagań formalnych lub koniecznych do uzyskania pozwoleń na potrzeby realizacji robót.

PRZYGOTOWANIE PRODUKCJI 

• W pełni zintegrowany projekt zakłada szybkie zaangażowanie kluczowych podwykonawców i dostawców.
• Szczegółowe założenia na etapie koncepcji i projektu budowlanego pozwalają zacząć proces zakupowy a tym samym negocjacje z podwykonawcami i dostawcami na bardzo czesnym etapie prac projektowych. Docelowo pozwala to zamknąć proces już na etapie opracowania projektu wykonawczego.
• Zakres robót jest definiowany w oparciu o ilości z modelu 3D.
• Wczesne zaangażowanie podwykonawców w proces projektowy pozwala na optymalizację rozwiązań w oparciu o ich doświadczenia, buduje pozytywne relacje stron i ogranicza do minimum ryzyko wystąpienia komplikacji na etapie realizacji zadania.

REALIZACJA

• Przy realizacji projektu w sposób tradycyjny to właśnie na tym etapie pojawia się najwięcej problemów wynikających ze zderzenia idei (pomysłu) z brutalnymi realiami. Koncepcja kontra rzeczywiste warunki realizacji. Etap ten staje się wiec nie tylko najbardziej angażującym wszystkich, ale również najkosztowniejszym oraz najbardziej stresującym. W standardzie pracy zgodnie z zasadami IPD i w oparciu o wzmożoną współpracę i pełne zaangażowanie wszystkich uczestników procesu inwestycyjnego „ostateczna wersja projektu” powstała na etapie budowania projektu budowlanego. W rezultacie prawdopodobieństwo konieczności wprowadzenia zmian i związane z tym ryzyka finansowe oraz zmian w harmonogramie prac zostaje ograniczone do minimum. Dzięki temu teraz można skupić uwagę na takich aspektach jak: kontrola jakości, monitorowanie kosztów.
• Z uwagi na większą intensyfikację działań na poprzednich etapach prac nad projektem teraz obserwujemy:
  • Małą liczbę pytań do projektu ze strony podwykonawców i dostawców
  • Możliwość zmniejszenia nakładów na obsługę administracyjną budowy – wysoki stopień automatyzacji prac, zmniejszenie liczby ewentualnych konfliktów
  • Mniejsze straty materiałów
  • Lepsze zrozumienie intencji i zamysłu projektanta
  • Duży stopień prefabrykacji prac
  • Minimalizacja ilości roszczeń z tytułu konfliktów czy błędów projektowych
• Część zadań administracyjnych pozostaje bez zmian:
  • Kontrola jakości
  • Polecenia zmian – na wyraźne życzenie inwestora – formalnie uzgodnione i udokumentowane
  • Kontrola w zakresie planowania i postępu robót

ZAMKNIĘCIE PROJEKTU 

• Zamknięcie projektu w dużej mierze zależne będzie od zasad i ustaleń poczynionych przez uczestników procesu inwestycyjnego na początku prac nad zadaniem, i tak np. jeżeli przyjęta struktura biznesowa zakładała nagrody i kary uzależnione od efektywności i zaangażowania uczestników na tym etapie należy je ocenić i sprawiedliwie uwzględnić w podziale zysków.
• Ostateczna formalizacja wszelkich zobowiązań i ustaleń
• Inwestor otrzymuje w pełni zintegrowane dane dotyczące inwestycji