W sytuacji, gdy rozpoczyna się wieloletnią współpracę dobór odpowiedniego partnera jest sprawą kluczową. W poprzednim artykule (link po artykułu) opisaliśmy, jak – wraz z pracownikami Państwowego Muzeum Auschwitz-Birkenau w Oświęcimiu – podeszliśmy do określania warunków udziału dla wykonawców ubiegających się o realizację „Projektu wykorzystania technologii BIM w cyklu funkcjonowania obiektów zlokalizowanych na obszarze byłego KL Auschwitz II-Birkenau na terenie Państwowego Muzeum Auschwitz-Birkenau w Oświęcimiu”. Dziś opowiemy, jak z tych, którzy w naszej ocenie byliby zdolni do wykonania zamówienia, planowaliśmy wybrać tych najlepszych. A służyły do tego odpowiednio określone kryteria oceny ofert, inne niż cena.
Waga kryteriów
Podczas określania wagi kryteriów naszym wspólnym celem było określenie ich w taki sposób, aby miały one faktyczny wpływ na ocenę ofert. W tym miejscu warto wspomnieć, że jeśli wszyscy wykonawcy mogliby uzyskać maksymalną liczbę punktów w ramach kryteriów innych niż cena to realnie zastosowane jest tylko kryterium kosztowe. Bazując na szacunkowej wartości zamówienia dokonaliśmy kilku symulacji, które miały wskazać, ile procent punktów należy przyznać cenie, aby niemożliwym stało się udzielenie zamówienia podmiotowi, który nie wykazał się w żadnym z innych kryteriów. Nasze szacunki wykazały, że będzie to poziom maksymalnie 55%, co oznaczało, że kryteria pozacenowe będą miały wagę 45%. Tak też się stało.
Opis kryteriów
W kolejnym kroku należało określić, w ramach jakich kryteriów zamawiający będzie przyznawał punkty. Jak wskazuje Urząd zamówień publicznych w swojej publikacji[1] mogą to być:
- kryteria jakościowe odnoszące się do jakości przedmiotu zamówienia,
- kryteria odpowiedzialnego rozwoju obejmujące kwestie społeczne, środowiskowe oraz innowacyjność,
- kryteria kontraktowe odnoszące się do sposobu realizacji zamówienia,
- kryteria odnoszące się do personelu przewidzianego do realizacji zamówienia.
W M.A.D. Engineers z pewnym rozżaleniem patrzymy na to, że w zdecydowanej większości zamówień w odniesieniu do BIM wykorzystywany jest ten sam mechanizm dotyczący personelu: “zrobiłeś jeden projekt – nadajesz się, a im więcej zrobiłeś, tym lepiej!”. Nie można oczywiście odmówić tego, że osoba, która wykonała coś kilka razy może wiedzieć więcej niż osoba, która zrobiła coś tylko raz, jednak nie jest to reguła. Nasze stanowisko podzielali pracownicy Muzeum. W związku z tym doszliśmy do wniosku, że – nawet jeśli zastosujemy kryterium w odniesieniu do personelu wykonawcy – musimy także zaproponować coś innego.
Mając na uwadze, że kryteria muszą bezpośrednio odnosić się do przedmiotu zamówienia (lub sposobu jego realizacji), doszliśmy do wniosku, że jeśli głównym produktem, którego oczekuje zamawiający jest model, to właśnie na nim powinniśmy się skupić. Tak narodziła się koncepcja, aby w ramach oceny ofert oczekiwać od wykonawców wykonania próbki modelu.
I choć wcześniej podobny pomysł był już kontestowany przez wykonawców (można tu przytoczyć sprawę rozpoznaną w ramach odwołań o syng. KIO 724/18, KIO 737/18[2]), wraz z Muzeum postanowiliśmy podjąć próbę opisania takiego kryterium.
W pierwszej kolejności wzięliśmy na tapet potencjalny zarzut dotyczący czasochłonności wykonania próbki. Na szczęście z pomocą przyszła przywoływana już publikacja UZP, która wskazała, że “Zamawiający może również wymagać sporządzenia próbki rozumianej jako fragmenty lub elementy przyszłego przedmiotu zamówienia.” W związku z tym podjęliśmy decyzję o wytypowaniu kilku elementów, których wykonania oczekiwalibyśmy od potencjalnego wykonawcy. Elementy te miały być pewnego rodzaju miernikiem kompetencji i warsztatu wykonawcy a w związku z tym:
- część elementów została wybrana przez Muzeum – miały one na celu potwierdzić zrozumienie celów zamawiającego oraz skrupulatność w wykonaniu modelu (np. celowo próbka miała obejmować słup, który posiadał defekt, którego ujęcie w modelu było istotne dla Muzeum, co zostało wyrażone w wymaganiach dot. geometrii takich elementów),
- część elementów zarekomendował zespół M.A.D. Engineers – aby zweryfikować, czy wykonawcy są w stanie opracować model w określony sposób, np. zdefiniują wskazane w standardzie zestawy parametrów, będą potrafili dostarczyć model w odpowiednim formacie itp.
W taki sposób powstała lista elementów, które miały stanowić próbę modelu BIM:
- jedna ściana, zawierającą otwór drzwiowy oraz braki i deformacje opisane w Standardzie BIM GPK, których uwzględnienie miało potwierdzić zrozumienie wymagań Zamawiającego w tym zakresie,
- jeden słup, który posiadał charakterystyczne podcięcie, jakich wiele w barakach znajdujących się na obszarze Muzeum,
- 5 elementów wiązara więźby dachowej wraz z pokryciem, mający potwierdzić zrozumienie wymagań dotyczących sposobu rozróżnienia elementów oryginalnych oraz wtórnych,
- jedne drzwi, których ujęcie w modelu miało potwierdzić zrozumienie charakterystycznego sposobu modelowania tego elementu – jako elementu złożonego z poszczególnych elementów (skrzydeł i elementów ościeżnicy).
Pozostało jedynie opisać, w jaki sposób zamawiający dokona oceny próbki. Na szczęście wszystkie kryteria zostały już opisane w Standardzie BIM GPK stanowiącym kluczowy element opisu przedmiotu zamówienia – wystarczyło jedynie przywołać je w specyfikacji warunków zamówienia. Niejako przy okazji, przygotowując te zapisy, dokonaliśmy kolejnej weryfikacji czy wymagania zostały sformułowane w sposób jednoznaczny, kompletny i klarowny. Aby móc obiektywnie ocenić standard w tym zakresie, pierwszymi “wykonawcami”, którzy mierzyli się z zadaniem przygotowania próbki byli pracownicy M.A.D. Engineers nie zaangażowani bezpośrednio w opracowanie dokumentacji postępowania. Ich wnioski i sugestie pozwoliły spojrzeć na standard z nieco innej perspektywy oraz wprowadzić dodatkowe zapisy, które na pewno podniosły jego jakość.
Wnioski
Nie będziemy ukrywać, że opisanie kryteriów oceny ofert w sposób, który – wg naszej wiedzy – nie był wcześniej stosowany, nie budziło pewnych obaw co do przebiegu postępowania. Brak odwołań (tak w odniesieniu do opisu kryteriów, jak i do pozostałych zapisów) oraz wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, pozwoliły nam jednak ocenić, że wykonaliśmy swoje zadanie należycie. Wykonawcy wydawali się mieć jasność co do stawianych im wymagań, co zresztą potwierdzili jakością przekazanych próbek. Co więcej, szczegółowe omówienie wykonanych fragmentów modelu oraz wniosków zebranych z całego procesu oceny próbek stanowiło doskonały punkt wyjścia do współpracy, która została wkrótce potem zawiązana.
[2] Dot. postępowania na „Budowę Wielkopolskiego Centrum Zdrowia Dziecka (Szpitala pediatrycznego) wraz z jego wyposażeniem”, nr referencyjny: Szw/4/2018
[1] https://www.gov.pl/web/uzp/pozacenowe-kryteria-oceny-ofert
Karolina Wróbel
M.A.D. Engineers
