W toku przygotowania postępowania przetargowego jedną z najważniejszych dla zamawiającego kwestii jest to, aby na podstawie opracowanej dokumentacji postępowania udało się najpierw wyłonić wykonawcę, który będzie zdolny do realizacji oczekiwań względem przedmiotu umowy, a następnie – uzyskać zamówiony produkt lub usługę. Dbając o sprawną realizację zadania najlepiej postawić na partnera, który posiada określony poziom zdolności. Taki dobór w przypadku zamówień publicznych musi jednak odbywać się w określony przepisami prawa sposób.
W toku badania ofert wybór partnera do realizacji zamówienia następuje zazwyczaj po dwukrotnym przesianiu kandydatów. Pierwsze sito stanowią warunki udziału w postępowaniu. Zgodnie z art. 112 ustawy Prawo zamówień publicznych mogą one dotyczyć:
- zdolności do występowania w obrocie gospodarczym,
- uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów,
- sytuacji ekonomicznej lub finansowej,
- zdolności technicznej lub zawodowej.
Niespełnienie dowolnego z postawionych przez zamawiającego warunków pozwala od razu usunąć go z grona potencjalnych wykonawców. Doświadczenie polskich postępowań wskazuje, że w odniesieniu do BIM warunki udziału odnoszą się do ostatniej kwestii, wyrażonej jako doświadczenie przy realizacji podobnych projektów z wykorzystaniem BIM. Jak już jednak wykazaliśmy w jednym z poprzednich artykułów (link do artykułu) zamówienie realizowane przez Państwowe Muzeum Auschwitz-Birkenau w Oświęcimiu jako całość było dość nietypowe. Rodziło to oczywiste obawy o to, czy znajdą się na rynku podmioty, które posiadają w swoim portfolio bliźniacze realizacje. W związku z tym zamiast skupiać się na warunkach podmiotowych (czyli dotyczących firmy) wraz z Muzeum postanowiliśmy skupić się na tym, aby zebrać do realizacji zamówienia odpowiednie osoby.
Prace w tym zakresie rozpoczęliśmy od określenia elementów zamówienia, które są kluczowe dla osiągnięcia oczekiwanego efektu. Było to:
- wykonanie modeli na podstawie określonej specyfikacji (bo Muzeum wymagało dostarczenia produktów ściśle wpisujących się w opracowany Standard BIM GPK),
- pracy z chmurami punktów – bo to one miały stanowić główne źródło informacji o geometrii modelowanych elementów.
Każdy z tych warunków osobno nie wydawał się zbyt wygórowany. Dodatkowo – z uwagi na to, że wykonawca mógł ubiegać się o zamówienie występując w konsorcjum, a także mógł posiłkować się podwykonawcami – uznaliśmy, że zbudowanie zespołu posiadającego łącznie powyższe doświadczenie nie będzie zadaniem istotnie ograniczającym konkurencję.
W tym momencie jednak musieliśmy pochylić się nad częstą praktyką polegającą na tym, że choć wykonawcy dysponują odpowiednio wykwalifikowanym personelem, nie jest on bezpośrednio zaangażowany w realizację udzielanych zamówień w wymiarze oczekiwanym przez zamawiającego. Powoduje to istotne ryzyko obniżenia jakości świadczonych usług.
Stąd w specyfikacji zamówienia zawarty został obowiązek skierowania do realizacji dokładnie tych osób, na których doświadczenie powoływał się wykonawca w swojej ofercie. Dodatkowo, aby zapewnić odpowiedni przepływ pracy (np. aby jedna osoba nie odpowiadała jednocześnie za wykonanie i weryfikację modelu), pewne funkcje i przypisane do nich zadania zostały wyraźnie rozdzielone, jak pokazano poniżej.
Trudno jednak uznać, że wykazanie pewnego doświadczenia daje rękojmię prawidłowej realizacji innego zadania. Spełnienie powyższych wymagań było dopiero pierwszym sitem, przez które przesialiśmy wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia.
Wiedząc, jak istotne jest prawidłowe wykonanie pewnych czynności chcieliśmy nie tylko odsiać ziarna od plew, ale także wybrać te najlepsze. W związku z tym – za co naprawdę należą się słowa uznania względem Muzeum – zapadła decyzja o tym, aby nie tylko określić pozacenowe kryteria oceny ofert, ale aby wykonawcy, chcąc liczyć się w wyścigu, musieli naprawdę się wykazać. Drugim sitem okazały się więc kryteria oceny ofert, o których opowiemy już w kolejnym artykule.
Karolina Wróbel
M.A.D. Engineers