Kończąc temat analiz i istotnych decyzji związanych z określeniem warunków zamówienia realizowanego w ramach “Projektu wykorzystania technologii BIM w cyklu funkcjonowania obiektów zlokalizowanych na obszarze byłego KL Auschwitz II-Birkenau na terenie Państwowego Muzeum Auschwitz-Birkenau w Oświęcimiu” (o wybranych kwestiach organizacyjnych przeczytacie tu (link do artykułu), a technicznych tu (link do artykułu) należy pochylić się nad tym, w jakich ramach formalnych poruszać się będzie Zamawiający i przyszły wykonawca. Zaczniemy od harmonogramu.
Harmonogram
Zwykle podczas realizacji projektów z wykorzystaniem BIM harmonogram prac w tym zakresie podyktowany jest warunkami związanymi z procesami projektowania i wykonania robót budowlanych, a więc wymogami formalnymi (uwzględnia m.in. czas potrzebny na uzgodnienia i uzyskanie poszczególnych decyzji administracyjnych) oraz technicznymi (np. poziomem skomplikowania obiektu). W przypadku projektu prowadzonego przez Muzeum kluczową kwestią było dostosowanie harmonogramu do postępu zadań realizowanych w ramach szerszej strategii związanej z Globalnym Planem Konserwacji (o jego założeniach możecie przeczytać na tej stronie). W skrócie jest to wieloletni, aktualizowany co jakiś czas plan kompleksowych prac konserwatorskich dotyczących całej infrastruktury i obiektów znajdujących się na terenie Muzeum a będących pozostałościami byłego niemieckiego nazistowskiego obozu koncentracyjnego i zagłady obozu Auschwitz -Birkenau.
W tym kontekście, w odniesieniu do prac związanych z wykorzystaniem BIM, podstawowym wyzwaniem okazało się zapewnienie pewnej elastyczności wynikającej z konieczności uwzględnienia bieżących potrzeb Muzeum. Dla przykładu: wstępny harmonogram prac BIM obejmował opracowanie powykonawczego modelu (tj. odzwierciedlającego stan po przeprowadzeniu prac konserwatorskich), które jednak znacznie się opóźniły z uwagi na to, że inny obiekt wymagał pilniejszych prac, co powoduje konieczność wprowadzenia modyfikacji do planu prac związanych z BIM.
Można było oczywiście za każdym razem realizować kolejne postępowania o udzielenie zamówienia na wykonanie poszczególnych modeli, jednak byłby to proces żmudny, długotrwały i potencjalnie ryzykowny. Przede wszystkim z uwagi na zagrożenie niezachowania jednolitego standardu wykonania modeli. O tym, jak istotny był to aspekt pisaliśmy już m.in. w tym artykule (link do artykułu). Dodatkowo udzielanie odrębnych, raczej drobnych zleceń wielu wykonawcom z pewnością nie sprzyjałoby budowaniu relacji umożliwiających dogłębne zrozumienie celów Muzeum. Także w tym kontekście rozsądniej było udzielić zamówienia jednemu wykonawcy.
Sposobem na wyeliminowanie wymienionych wyżej zagrożeń było wykorzystanie mechanizmu umowy ramowej. W uproszczeniu polega on na tym, że całość zamówienia zostaje udzielona za pomocą jednej umowy (zwanej ramową), która precyzuje wszystkie warunki zamówienia, natomiast poszczególne jego elementy (w przypadku Muzeum: wykonanie konkretnych modeli) realizowane są dopiero po zawarciu odpowiednich umów wykonawczych (zleceń).
Dzięki temu, że Muzeum nie musiało ponawiać czasochłonnych postępowań przetargowych, kolejne modele można było realizować w zasadzie jeden po drugim, dzięki czemu ryzyko opóźnień harmonogramu dla całości zadania znacznie się zmniejszyło. Co więcej, wstępny harmonogram zawarty w umowie ramowej można było na bieżąco dostosowywać, co zapewniono wprowadzając do umowy poniższy zapis:
“Zamawiający zastrzega, iż kolejność realizacji umów wykonawczych wskazanych powyżej może ulec zmianie ze względu na konieczność dostosowania realizowanych prac do bieżących potrzeb związanych z realizacją kluczowych celów GPK.”
Dodatkowo należy zaznaczyć, że wykonawca decydując się na zawarcie umowy ramowej ma obowiązek zawarcia kolejnych umów wykonawczych.
Pozostało jeszcze określić, co w przypadku, gdyby prace związane z Globalnym Planem Konserwacji spowolniły na tyle, że – zachowując terminy realizacji poszczególnych umów wykonawczych – nie udałoby się ich zrealizować w okresie obowiązywania umowy ramowej. Na taką okoliczność Muzeum zawarło w umowie następujący zapis:
“Zamawiający, przy akceptacji Wykonawcy, dopuszcza możliwość realizacji kilku umów wykonawczych w tym samym czasie”.
Odbiory
Omawiając warunki realizacji zamówienia nie sposób pominąć kwestii odbioru wykonanych opracowań. Choć do tej pory nie jest to powszechna praktyką, wraz z Muzeum postanowiliśmy szczegółowo pochylić się nad tym, jakie wady modelu należałoby uznać za istotne.
Ponownie z pomocą przyszedł opracowany dla Muzeum Standard BIM GPK, który zawierał szereg szczegółowych wytycznych dot. tego, jakie dane powinny być zawarte w modelu oraz w jaki sposób wykonawca powinien go wykonać. Następnie z tego katalogu wytypowaliśmy te wymagania, których spełnienie było kluczowe dla zapewnienia możliwości wykorzystania modeli w określonym w opisie przedmiotu zamówienia celu. W taki sposób – w odniesieniu do modelu w formacie wymiany (IFC), jak i natywnym – powstały listy wad istotnych, które zostały zawarte w umowie.
Co do zasady wadę uważa się za istotną, gdy jej istnienie utrudnia lub uniemożliwia wykorzystywanie otrzymanego produktu lub usługi w oczekiwany sposób. Biorąc pod uwagę sposób wykorzystania modelu przez pracowników Muzeum takie wady obejmują m.in.:
- nieprawidłowo zdefiniowane współrzędne, uniemożliwiające prawidłowe ulokowanie modelu w ramach wirtualnej makiety – z uwagi na brak spójności z pozostałymi elementami tworzonej przez Zamawiającego bazy danych GIS,
- braki w zakresie elementów mimo ujęcia ich w przekazanych przez Zamawiającego materiałach – co spowodowałoby, że użytkownik modelu nie będzie dysponował odpowiednią wiedzą o baraku,
- nieprawidłowe wartości parametrów elementów modelu – co mogłoby prowadzić do wprowadzenia w błąd użytkownika modelu i podjęcie przez niego nieodpowiednich decyzji,
- po eksporcie danych z modelu natywnego do IFC przez Zamawiającego, uzyskany plik nie jest tożsamy co do struktury, zawartości geometrycznej i informacyjnej do modelu opracowanego przez Wykonawcę – co uniemożliwiłoby sprawną aktualizację danych w obsługiwanych przez Muzeum systemach,
- po otwarciu modelu w odpowiednim (natywnym) oprogramowaniu są zgłaszane błędy lub brakujące zewnętrzne odnośniki, biblioteki, szablony itp. – co mogłoby uniemożliwić wykorzystywanie modelu przez Zamawiającego.
Takie działanie pozwoliło w jasny sposób zakomunikować wykonawcy, na co zamawiający zwróci szczególną uwagę, czyli jakich cech oczekuje w zamawianym produkcie. Z pewnością był to kolejny element przygotowanej dokumentacji, który pozwolił budować zrozumienie oczekiwań Muzeum.
Karolina Wróbel
M.A.D. Engineers
