Jak wspomnieliśmy w poprzednim artykule ta część podejmie temat realizacji dialogu w Państwowym Muzeum Auschwitz-Birkenau. Tym razem jednak nie omówimy samych wyników, bo te są ogólnodostępne. Dziś dzięki otwartości Dyrekcji i pracowników Muzeum zapraszamy do zajrzenia tam, gdzie zwykle wzrok potencjalnych wykonawców nie sięga. Bo musimy zdawać sobie sprawę z tego, że podobnie, gdy idziemy na spektakl w teatrze nie mamy pojęcia o ogromie wysiłku włożonego w budowę scenografii, godzinach spędzonych na próbach i dylematów związanych z podejmowaniem, czasem trudnych, decyzji artystycznych, tak w przypadku dialogu nie czujemy trudu, który towarzyszy organizacji tego przedsięwzięcia.
Na pytania M.A.D. Engineers odpowie Tomasz Zemła – Kierownik Projektu w Zespole ds. Globalnego Planu Konserwacji, którego nadrzędnym zadaniem jest zachowanie reliktów pozostałych po niemieckim nazistowskim obozie koncentracyjnym i zagłady. Zespół ten na co dzień zajmuje się zarówno przygotowaniem dokumentacji branżowych, konserwatorskich i budowlanych (dokumentacji projektowych i programów prac na potrzeby prowadzenia prac konserwatorskich i robót budowlanych), jak i dokumentowaniem stanu zachowania obiektów i samych prac z wykorzystaniem skaningu laserowego, fotogrametrii, panoram sferycznych i GIS, a od niedawna – także wdrożeniem BIM. Realizowany przez Muzeum projekt finansowany jest ze środków przekazywanych przez Fundację Auschwitz-Birkenau.
M.A.D. Engineers (MAD): Jak często Muzeum realizuje dialog techniczny? Czym charakteryzują się zadania, w ramach których podejmowane jest takie działanie?
Tomasz Zemła (TZ): Muzeum rocznie realizuje od kilku do kilkunastu wstępnych konsultacji rynkowych, które poprzednio określano mianem dialogu technicznego. Jak do tej pory rekordowy pod tym względem był rok 2018, kiedy przeprowadziliśmy 12 dialogów technicznych. Należy zwrócić uwagę na fakt, że dialogi, o których mowa, dotyczą oczywiście wszystkich zakresów/pól działalności Muzeum. Poprzedzają nie tylko prowadzone przez nas prace konserwatorsko-budowlane, które tematem konsultacji są najczęściej, ale także takie działania jak dokumentacja systemów wystawienniczych, czy też realizacja kompleksowych systemów bezpieczeństwa.
Oczywiście należy pamiętać o tym, że nie każde postępowanie realizowane przez Muzeum, musi być poprzedzone dialogiem technicznym. Konsultacje prowadzimy wówczas, gdy jest to uzasadnione. Tak też było, gdy postanowiliśmy zbadać zasadność wdrożenia BIM w Muzeum.
W Muzeum stosuje się dialog, ponieważ z naszych doświadczeń wynika, że wielokrotnie usprawnił proces przeprowadzenia zamówienia publicznego. Stosowanie dialogu i komunikacja z wykonawcami na etapie przygotowania zamówienia umożliwia poznanie ich możliwość a tym samym często zweryfikowanie oczekiwań zamawiającego co do przedmiotu zamówienia, możliwości technicznych i sposobu jego wykonania.
Przygotowując się do realizacji projektu pilotażowego przeprowadziliśmy dialog techniczny, w trakcie którego pozyskaliśmy wiedzę m.in. na temat opracowania modeli BIM istniejących obiektów na bazie chmury punktów, przygotowania bazy danych z możliwością powiązania z elementami modelu BIM, możliwości wykorzystania modelu BIM na etapie planowania, projektowania oraz realizacji prac konserwatorskich czy też wykorzystania modeli BIM do administrowania i zarządzania. Wykorzystując pozyskaną wiedzę opracowaliśmy opis przedmiotu zamówienia i specyfikację projektu pilotażowego.
MAD: Jedną z korzyści dialogu, którą wskazaliśmy w poprzednim artykule jest możliwość skonfrontowania potrzeb i oczekiwań Zamawiającego z możliwościami technicznymi i organizacyjnymi, którymi dysponują podmioty działające na rynku. Aby jednak pytać o BIM trzeba mieć świadomość jego istnienia. Jak to się stało, że temat BIM pojawił się w Muzeum? I jakie jego elementy spowodowały, że podjęto decyzję o zgłębianiu tego zagadnienia?
TZ: W 2017 roku byliśmy w trakcie szukania rozwiązania, które pozwoliłoby nam stworzyć bazę danych o obiektach i terenie, na którym się znajdują. Zrozumieliśmy wówczas, że najodpowiedniejsze byłoby rozwiązanie dające równocześnie możliwość jak najwierniejszego wizualnego odwzorowania tych obiektów. Rozważaliśmy możliwość wykorzystania chmur punktów oraz panoram sferycznych, do których moglibyśmy dodawać informacje w konkretnych lokalizacjach.
Dzisiaj już nie pamiętam, czy pierwszym raz zetknąłem się z BIM na konferencji, w Internecie czy też w trakcie rozmowy. W każdym razie postanowiłem zagłębić się w ten temat. Wiedzę pozyskiwałem głównie z Internetu. Im więcej wiedziałem, tym bardziej przekonywałem się o tym, że to może być rozwiązanie, którego szukamy. Zorganizowałem spotkanie z przełożonymi, w trakcie którego zaprezentowałem potencjalne korzyści z wdrożenia BIM. W trakcie tego spotkania zapadła decyzja o realizacji projektu pilotażowego, który miał odpowiedzieć na pytanie: czy BIM spełni nasze potrzeby? To był rok 2017. Dzisiaj z perspektywy czasu można z całą pewnością powiedzieć, że decyzja o przeprowadzeniu projektu pilotażowego była słuszna, a BIM to rozwiązanie, którego szukaliśmy.
MAD: Wielu zamawiających, obawiając się zapewne wzrostu kosztów inwestycji, podejmuje próbę przygotowania dokumentacji postępowania na wybór wykonawcy na własną rękę (bez udziału zewnętrznych podmiotów, konsultantów, bazując jedynie na wiedzy własnych pracowników). Muzeum nie dość, że przeprowadziło dwa dialogi techniczne to jeszcze projekt pilotażowy, które miały na celu przygotowanie właściwego postępowania. Nie obawiano się, że to zbyt długo potrwa, a przez to podniesie koszty całego przedsięwzięcia?
TZ: Podejście, które przedstawiła Pani w pytaniu, nie jest dziś w Muzeum niczym wyjątkowym. Można powiedzieć, że tak właśnie pracujemy. Przytoczę preambułę umów, które zawieramy z wykonawcami: „Ze względu na wyjątkową, uniwersalną wartość i znaczenie Pomnika Męczeństwa w Oświęcimiu oraz zabytkowy charakter terenu i obiektów należących do Muzeum Auschwitz wpisanych na Listę Światowego Dziedzictwa UNESCO i do rejestru zabytków, realizacja niniejszej umowy musi opierać się na maksymalnym poszanowaniu oryginalnej substancji zabytkowej.
W związku z powyższym wymaga się, aby wykonawcy posiadali najwyższe kwalifikacje, doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu umowy, jak również zachowali szczególną staranność przy jego realizacji oraz uwzględnili wartość historyczną i autentyzm obiektu.” Tego wymagamy od wykonawców i tak też pracujemy sami.
Wracając do BIM, to projekt pilotażowy miał dopiero odpowiedzieć na pytanie, czy BIM jest rozwiązaniem, którego szukamy. Dzisiaj wiemy, że tak właśnie jest, ale w roku 2017 to nie było takie oczywiste. Mogliśmy zdecydować od razu o realizacji wdrożenia, tylko co byśmy zrobili, gdyby w roku 2023 okazało się, że wdrożyliśmy złe rozwiązanie? Stanęlibyśmy przed trudnymi wyborami. Czy kontynuować projekt, który okazał się złą decyzją, ale określone środki już zostały wydane, więc czy moglibyśmy się cofnąć? Czy może jednak zakończyć projekt wdrożenia i zaczynać od nowa? Dlatego w naszym przekonaniu przeprowadzenie pilotażu nie jest czasem straconym. Zapytam retorycznie: czy lepiej przeprowadzić półroczny projekt pilotażowy i stwierdzić, że badane rozwiązanie nie jest właściwe, czy też przeprowadzić kilkuletnie wdrożenie i dojść do tych samych wniosków?
Odnośnie dialogów technicznych to także nie jest stracony czas. Wiedzę o BIM można pozyskiwać w różny sposób. Są konferencje, szkolenia, Internet itd. Jest to jednak zwykle wiedza ogólna, która niekoniecznie pasuje do tego, czego potrzebujemy. Organizując dialog przygotowujemy konkretne zagadnienia, o których chcemy rozmawiać, aby pozyskać wiedzę, która jest ważna z naszego punktu widzenia. Są to oczywiście głównie kwestie techniczne, ale istotne są także informacje na potrzeby określenia warunków wyboru wykonawcy czy też kryteriów oceny ofert. A jak z należytą starannością oszacować wartość zamówienia takiego jak wdrożenie BIM? Moim zdaniem nie ma innej możliwości niż przeprowadzenie dialogu z potencjalnymi wykonawcami.
MAD: Co w Muzeum uznano za największe wyzwanie (lub wyzwania) związane z realizacją dialogu technicznego poprzedzającego wdrożenie BIM? W czym upatrywano największej trudności i czego obawiano się w związku z organizacją tego zamierzenia?
TZ: W Muzeum nie mamy obaw przed prowadzeniem dialogów technicznych i często korzystamy z tej formy konsultacji. Nie traktujemy tego jak wyzwania, ale jak jeden z etapów koniecznych do przygotowania specyfikacji warunków zamówienia. Zawsze jest jednak pewna niewiadoma, czy pojawią się firmy chętne wziąć udział w dialogu i czy będą do niego przygotowane, a tym samym przekażą nam wiedzę, którą wykorzystamy do przygotowania postępowania. W przypadku dialogu, który prowadziliśmy przed przetargiem na opracowanie modeli BIM, nie było z tym problemu, ponieważ przeprowadziliśmy konsultacje z 9 uczestnikami, a pozyskaną wiedzę wykorzystaliśmy w trakcie opracowania opisu przedmiotu zamówienia i specyfikacji warunków zamówienia.
MAD: Patrząc na to, że dialog nie jest zbyt często stosowanym narzędziem nasuwa się pytanie: jakie argumenty były podnoszone (zarówno za przeprowadzeniem dialogu, jak i przeciwko takiemu postępowaniu)? Które czynniki zaważyły na podjęciu decyzji o przeprowadzeniu dialogu/ów?
TZ: Dialogi techniczne prowadzone są w Muzeum od 2014 roku. Dialog dotyczący projektu pilotażowego prowadziliśmy w roku 2017. Nie było więc dyskusji i argumentacji za czy przeciw. Rozwiązanie to było nam już znane i nie mieliśmy wątpliwości, że właśnie od dialogu trzeba rozpocząć.
Moim zdaniem nie ma argumentów przeciw. Ktoś może powiedzieć, że czas. W naszym przypadku dialogi techniczne nie trwają długo. Zwykle nie jest to czas dłuższy niż 2 miesiące, w trakcie których przygotowujemy i realizujemy konsultacje. Oczywiście w przypadku, gdy większa liczba uczestników zgłosi chęć udziału, to czas może się wydłużyć, ale to już raczej wynika z problemów wiążących się z koniecznością umawiania spotkań i szukania dogodnych terminów.
Czy przygotowanie dialogu to problem? Moim zdaniem nie. Przecież przygotowując się do wdrożenia, rozpoczęcia projektu, czy też realizacji np. prac konserwatorskich wiemy, na czym to zadanie będzie polegało i jakie mamy potrzeby. Zdajemy sobie także sprawę z zakresów, w których nasza wiedza, umiejętności i doświadczenie nie są wystarczające. I takie właśnie zakresy mogą być tematem dialogu. Możemy, czy wręcz powinniśmy, zamieścić je w ogłoszeniu o przeprowadzeniu dialogu. Pozwoli to uczestnikom konsultacji przygotować się do nich i sprawi, że poświęcony czas nie będzie stracony.
Wcześniej wspominałem już o zaletach dialogu, więc mogę tylko jeszcze raz zachęcić do korzystania z tej formy konsultacji zamawiających z wykonawcami.
MAD: Z realizacją dialogu w temacie stosunkowo mało rozpoznanym można obawiać się, że wnioski płynące z przeprowadzonej procedury okażą się w pewien sposób przytłaczające, np. okaże się, że temat jest bardziej złożony niż można było się spodziewać lub informacje z rynku spowodują, że jednostka organizująca dialog będzie musiała gruntownie przebudować swoje podejście do realizacji projektu. Jak Muzeum podchodziło do takiego ryzyka?
TZ: Pytanie, kiedy jest właściwszy czas, aby takie informacje uzyskać? Czy temat mało rozpoznany rzeczywiście powinien taki pozostać dla zamawiającego aż do etapu przygotowywania zamówienia? Jego rozpoznanie w kontakcie z podmiotami, które faktycznie będą musiały zrealizować zamówienie, może nastąpić przed realizacją projektu. Być może musimy wówczas weryfikować założenia i przebudować podejścia, ale zyskujemy szansę na otrzymanie rzetelnych ofert odpowiadających naszym potrzebom. Możemy oczywiście nie prowadzić dialogu. Tylko potem „lekkim” szokiem może być bardzo duża liczba pytań od potencjalnych wykonawców, która również będzie skutkowała zmianą specyfikacji warunków zamówienia. W skrajnym przypadku może okazać się, że nie otrzymamy ofert, czego konsekwencją będzie musiała być zmiana SWZ. Podsumowując, lepiej świadomie przebudować podejście przed postępowaniem przetargowym, niż robić to w pośpiechu i pod presją rynku. Dla Muzeum istotne jest by uzyskać świadomie wybrany i odpowiadający potrzebom i możliwościom finansowym przedmiot zamówienia a nie wypadkową chwilowej koniunktury na rynku.
Rozumiem oczywiście sytuacje, w których znajduje się wiele osób przygotowujących postępowania przetargowe czy też realizujących projekty. Czasem presja ze strony przełożonych, czy też upływającego czasu i narzuconych terminów jest duża. Jeśli nie weźmiemy pod uwagę wszystkich aspektów przygotowując projekt, to potem problem pojawi się na etapie wyboru wykonawcy lub na etapie realizacji. W Muzeum pracujemy nad tym, aby ryzyka minimalizować na możliwie najwcześniejszym etapie. Nie oszukujmy się, ryzyka występują zawsze, a problem zawsze może wystąpić, ale jeśli możemy zminimalizować szansę na ich wystąpienie, to powinniśmy to robić. Taką możliwość daje dialog techniczny, ponieważ pewien zakres wiedzy konieczny do przygotowania zamówienia wynika z doświadczenia, a my w 2017 r. wystarczającego doświadczenia nie posiadaliśmy i z tego powodu zdecydowaliśmy się na konsultacje rynkowe.
MAD: Czy uzyskane od wykonawców odpowiedzi były dla Państwa satysfakcjonujące? Część z nich zapewne potwierdziła przyjęte w Muzeum założenia, ale pojawiły się także sugestie, że zanim uda się zrealizować kolejne kroki Muzeum najpewniej czeka jeszcze dużo pracy. Dla przykładu można tu wymienić choćby:
- połączenie BIM z GIS (który, choć był już wykorzystywany przez archeologów PMA-B, to na pewno w mniejszej skali, niż wynikałaby z możliwości wskazanych przez wykonawców),
- konieczność opracowania szczegółowych wytycznych dotyczących zawartości modeli (które same w sobie były już pewną nowością w Muzeum).
Jakie uczucia towarzyszyły Państwu bezpośrednio po zakończeniu dialogu i w dłuższej perspektywie?
TZ: Dialog, który zorganizowaliśmy przygotowując się do postępowania przetargowego w większości przypadków potwierdził nasze założenia. Patrząc z perspektywy czasu, to z pewnością bardzo przydatna okazała się sugestia opracowania szczegółowych wytycznych dotyczących zawartości modeli. Poszliśmy tą drogą i dzisiaj sprawdza się to bardzo dobrze w trakcie opracowywania modeli. Trzeba jednak uczciwie przyznać, że po dialogu mieliśmy wątpliwości, czy powinniśmy to robić my czy wykonawca. Z integracją BIM i GIS było nieco inaczej. Szukaliśmy takiego rozwiązania już wcześniej. W trakcie dialogu pozyskaliśmy wiedzę o konkretnych rozwiązaniach, które pojawiły się na rynku już po przeprowadzeniu projektu pilotażowego, o których wcześniej nie wiedzieliśmy. W trakcie konsultacji otrzymaliśmy także propozycję opracowania przez oferentów próbki modelu BIM w ramach kryteriów oceny ofert. Postanowiliśmy wprowadzić próbkę jako kryterium. Nie było to proste, wymagało od nas dużo pracy, ale sprawdziło się znakomicie.
Podsumowując dialog można stwierdzić, że to była właściwa droga. Po dialogu pojawiła się satysfakcja, że pomysł na wdrożenie BIM w Muzeum zaczyna nabierać realnych kształtów. Zdaliśmy sobie także sprawę, że przygotowanie wdrożenia będzie wymagało więcej pracy, niż zakładaliśmy. Dialog z jednej strony pozwolił potwierdzić pewne założenia, ale z drugiej strony był impulsem do dalszego rozwoju i patrzenia szerzej na wdrożenie BIM oraz integrację z GIS. Z pewnością pokazał, że wymiana kompetencji, która odbywa się podczas dialogu jest potrzebna i pozwala osiągać lepsze wyniki, niż gdyby dialog nie został przeprowadzony.
MAD: Bardzo dziękuję za rozmowę.
Trudno dojść do innego wniosku niż mówiącego „konsultacje z rynkiem mają sens”. I choć z pewnością na końcowy wynik złożyło się wiele czynników – od dostrzeżenia zalet BIM, przez otwartość kierownictwa, po trafione decyzje – trudno nie dostrzec, że Muzeum mogło być dzisiaj w zupełnie innym miejscu, gdyby nie zestaw zasad i wartości, które wyznaje nie tylko na papierze, ale także w codziennych działaniach.
Konsekwencja w dążeniu do oczekiwanego efektu z pewnością jest ważna, ale jeszcze ważniejszy wydaje się wniosek, który płynie z przedstawionej historii: rzeczywistość wokół nas się zmienia i stawia przed nami szanse, które warto wykorzystywać. W przypadku Muzeum dodatkowym impulsem wydaje się wysokie poczucie odpowiedzialności za powierzone Muzeum dziedzictwo. To wszystko skłania do aktywnego poszukiwania najlepszych rozwiązań i ich dogłębnego badania celem świadomego podejmowania wyzwań i decyzji przy minimalizacji ryzyka.
Owszem – takie działanie wymaga pracy, zaangażowania, otwartości oraz zrozumienia i zaakceptowania własnych ograniczeń. Warto korzystać z uwag i sugestii osób i podmiotów, dla których wykorzystywanie tego typu szans to chleb powszedni. Rynek doszedł już do pewnych wniosków a kolektywnie posiada takie zasoby wiedzy i doświadczenia, że – o ile tylko zostaną stworzone do tego odpowiednie warunki – może stanowić wartościowego partnera w działaniu. Wystarczy tylko posłuchać. W tym zakresie z pewnością Muzeum można stawiać za wzór dla innych zamawiających.
Wywiad przeprowadziła
Karolina Wróbel
M.A.D. Engineers
