Dialog techniczny jest pojęciem, które na pewno zna każdy, kto choć raz brał udział w przygotowaniu postępowania realizowanego przez jednostkę publiczną. W wielu wypadkach w parze z wiedzą teoretyczną nie idzie jednak praktyczna znajomość tego rozwiązania. W roku 2017 – w którym zaczyna się historia wdrożenia BIM w Państwowym Muzeum Auschwitz-Birkenau – jak podaje Biuletyn Zamówień Publicznych (BZP – oficjalny polski publikator zamówień wydawany przez Urząd Zamówień Publicznych, w którym zamieszczane są ogłoszenia przewidziane w Ustawie o Prawie Zamówień Publicznych), dialog wykorzystano w 429 przypadkach, co w skali kraju stanowi jedynie 0,35% postępowań1. Nie będzie więc przesadą stwierdzenie, że ta formuła jest nieco niszowa. Ale czy słusznie?
Zanim jednak przejdziemy dalej, wyjaśnienia wymaga fakt posługiwania się w cyklu sformułowaniem „dialog”, choć próżno go szukać w obowiązującym Prawie zamówień publicznych. Opisywane działania prowadzono jednak na podstawie „starej” ustawy, w której było ono stosowane. Dopiero nowelizacja z 2019 roku wprowadziła nowy instrument – „wstępne konsultacje rynkowe”. Zasadniczo podlega on tym samym regułom co „dialog”, choć można zauważyć kilka korekt mających na celu rozszerzenie możliwości stosowania tego instrumentu2.
Wady i zalety dialogu z punktu widzenia Zamawiającego
Na początek należy zaznaczyć, że formuła dialogu technicznego nie posiada zbyt rozbudowanych regulacji w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych oraz innych ustaw. Z jednej strony może to powodować obawę przed jej niewłaściwym stosowaniem, a z drugiej daje także ogromną szansę Zamawiającym przygotowującym postępowania w nietypowym przedmiocie zamówienia lub w obszarach im nieznanym. Jak wskazuje Urząd Zamówień Publicznych3 do niewątpliwych zalet dialogu technicznego można zaliczyć możliwości:
- konfrontacji potrzeb i oczekiwań Zamawiającego oraz możliwości ich realizacji przez podmioty działające na rynku,
- dopasowania rozwiązań technicznych i organizacyjnych do przedmiotu danego zamówienia (lepsze przygotowanie do realizacji zamówienia),
- promocji innowacji przez system zamówień publicznych i rozszerzenie konkurencji, dzięki identyfikacji ewentualnych barier dla wykonawców i dopasowaniu czynników technicznych, ekonomicznych i prawnych wpływających na możliwość udzielenia zamówienia.
Realizacja dialogu technicznego wymaga jednak niemałej ilości czasu i wysiłku. Ta wada wynika głównie z dwóch rzeczy. Po pierwsze samo przygotowanie i przeprowadzenie procedury wymaga czasu – trzeba sporządzić zaproszenie do dialogu, opublikować dokumenty, dać czas potencjalnym uczestnikom na przygotowanie się do spotkań, przeprowadzić je i zebrać wnioski. Po drugie zrealizowanie dialogu technicznego niesie ze sobą konsekwencje podczas organizacji następującego po nim postępowania. Główna trudność polega na tym, aby zaimplementować istotne wnioski w dokumentacji przetargu w taki sposób, aby zagwarantować wszystkim potencjalnym oferentom – także tym, którzy nie brali udziału w dialogu – takich samych warunków podczas startu. Innymi słowy: zapewnić takie warunki prowadzenia dialogu, aby nie naruszyć zasad uczciwej konkurencji. I to jest chyba największa bariera na drodze do dialogu technicznego.
Dialog techniczny oczami wykonawców
Perspektywa wykonawców jest znacznie mniej jednoznaczna. Część z nich w ogóle nie bierze pod uwagę uczestnictwa w dialogu jako przyczynę wskazując głównie oddawanie (a nie sprzedaż) swojego know-how oraz konieczność poniesienia kosztów związanych z przygotowaniem do rozmowy i dojazdu do zamawiającego. Wykonawcom tym trudniej je zaakceptować, im wyraźniej gospodarz nadużywa formuły dialogu, de facto oczekując, że uzyska od wykonawców gotowy opis przedmiotu zamówienia lub wydaje się nieprzygotowany do rozmowy. Ostatnie nie jest zresztą domeną zamawiających – zdarza się, że wykonawcy traktują dialog jako okazję do autopromocji, nie zwracając uwagi na zapowiedziany w ogłoszeniu temat dyskusji.
Rozwiązaniem skłaniającym obie strony do efektywniejszego wykorzystania czasu przeznaczonego na dialog mogłoby być wprowadzenie pewnej odpłatności za udział, zwrot kosztów dojazdu wykonawcy do zamawiającego lub częstsze wykorzystywanie znacznie mniej kosztogennych formuł spotkań online.
Część wykonawców traktuje też dialog jako potencjalną przeszkodę na drodze do uzyskania przyszłego zamówienia. Choć ustawa wymaga zapewnienia uczciwej konkurencji istnieje ryzyko, że inni wykonawcy uznają uczestnictwo w dialogu jako dogodną okoliczność do wniesienia odwołania i w konsekwencji wykluczenia z postępowania uczestnika dialogu.
Na koniec warto także zaznaczyć dla równowagi, że wykonawcy również dostrzegają zalety dialogu. Podczas spotkań twarzą w twarz o wiele łatwiej im wyjaśnić pewne kwestie niż w sytuacji, gdy jedynym narzędziem pozostaje zadanie pytania do prowadzonego już postępowania i nadzieja, że przedstawione argumenty zostaną odpowiednio zrozumiane a – czasem nawet absurdalne – zapisy zmienione. Niektórzy idą nawet o krok dalej i w uczestnictwie widzą szansę na wprowadzenie do opisu przedmiotu zamówienia zapisów skutkujących ograniczeniem konkurencji na swoją korzyść.
Dialog techniczny w zakresie BIM w Polsce
Mimo wad znalazło się na polskim rynku kilka podmiotów, które planując wkroczenie na ścieżkę wdrożenia BIM postanowiły zmierzyć się z wyzwaniem zorganizowania dialogu z wykonawcami – wybrać drogę dłuższą, ale mającą dać lepsze efekty. Do tych podmiotów zaliczają się m.in. (w kolejności ogłoszenia dialogów technicznych):
- PKP Polskie Linie Kolejowe (grudzień 2015),
- Polskie Koleje Państwowe S.A. (marzec 2017),
- Państwowe Muzeum Auschwitz-Birkenau w Oświęcimiu (maj 2017 i marzec 2019),
- Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad (luty 2018),
- Tramwaje Warszawskie (kwiecień 2018),
- Główny Urząd Miar w Kielcach (czerwiec 2019),
- Uniwersytet Medyczny w Łodzi (maj 2021).
Jak widać jest to niewielkie – wręcz elitarne – grono. Z wyjątkiem ostatniego z wymienionych podmiotów wszystkie prowadziły konsultacje o szerokim zakresie, które miały odpowiedzieć na szereg pytań związanych zarówno z możliwościami BIM, które mogłyby mieć zastosowanie w ramach realizowanych projektów, jak i ograniczeniami, jakich należy się spodziewać. I chociaż jako M.A.D. Engineers mieliśmy okazję brać udział w kilku z nich to skupimy się na tym, na co czekacie w cyklu dotyczącym BIM w Państwowym Muzeum Auschwitz-Birkenau, czyli na doświadczeniach tego podmiotu. Ale o tym w kolejnym artykule, na który już dziś zapraszamy!
Karolina Wróbel
M.A.D. Engineers
