Warto wiedzieć. CDE wg PN-EN-ISO-19650-1 – część 2

Rozdziałowi dwunastemu normy PN-EN-ISO-19650-1 zdecydowałam się zadedykować oddzielną „część” opracowania z uwagi na jego objętość i kompleksowy charakter. Co zatem znajdziemy w rozdziale 12 normy zatytułowanym „Wspólne środowisko danych (CDE) rozwiązanie (IT) i przepływ pracy” (ang. Common data environment (CDE) solution and workflow)? [1]

Zasady [12.1. Principles]

CDE, rozumiane zarówno jako rozwiązanie IT i przepływ pracy, powinno być używane do gospodarowania informacją podczas zarządzania zasobami i realizacji projektu (rozumianego zarówno jako kompleksowego przedsięwzięcia inwestycyjnego, jak i dosłownie prac projektowych mających na celu opracowanie dokumentacji technicznej). W fazie kapitałowej (ang. delivery phase) CDE wspiera procesy zarządzania informacjami opisane w ISO 19650-2:2018, 5.6 and 5.7.

Po zakończeniu projektu pakiety informacyjne[1] (ang. information containers ) wymagane do zarządzania zasobami powinny zostać przeniesione z PIM[2] (Model informacyjny dotyczący fazy dostawy tj. projektowej i budowy) do AIM[3] (Model informacyjny o zasobach). Pozostałe pakiety informacyjne o projekcie powinny zostać zarchiwizowane i zachowane w formacie „tylko do odczytu” na wypadek zaistnienia jakiegoś sporu – celem jego wyjaśnienia i wyciągnięcia wniosków (nauka na przyszłość, ciągłe doskonalenie się). W EIR[4] należy określić ramy czasowe (dotyczące obowiązku) przechowywania pakietów informacyjnych o projekcie.

Każdy pakiet informacyjny (aktualny, czyli znajdujący się w obiegu, nie zarchiwizowany) w CDE powinien znajdować się w jednym z następujących trzech stanów:

• Praca w toku (ang. work in progress),
• Udostępnione (ang. shared),
• Opublikowane (ang. published)

Pakiety informacyjne, zależnie od poziomu ich rozwoju, mogą istnieć na każdym z trzech stanów.

Powinno również istnieć archiwum (ang. archive), stan stanowiący (będący) dziennik(iem) wszystkich działań (aktywności) na pakietach informacyjnych oraz będący podsumowaniem ich historii (archiwum powinno dostarczać informacji kto, gdzie, kiedy i w jakiej kolejności wprowadzał kolejne dokumenty, decyzje do obiegu informacji; jaka była historia obiegu; jakie uprawnienia mieli poszczególni członkowie zespołu).

Wspomniane wyżej stany przedstawiono na schemacie koncepcyjnym (rysunek poniżej, w normie PN-EN-ISO-19650-1 jest to Rysunek nr 10). Zgodnie z wyjaśnieniem zawartym w normie – rysunek celowo nie ilustruje złożoności przepływu pracy CDE, obejmującej wielokrotne iteracje rozwoju pakietu informacyjnego, wielokrotne przeglądy, zatwierdzenia i autoryzacje oraz wpisy do dziennika w pakietach informacyjnych rejestrujących archiwum w każdym z pozostałych stanów.

Rysunek 1: Koncepcja Common Data Environment. Źródło: (1)

Przejście z jednego stanu do drugiego powinno podlegać procesom zatwierdzania i autoryzacji.

Każdy pakiet informacyjny zarządzany poprzez CDE powinien zawierać metadane[5], w tym:

• kod rewizji (revision code), zgodnie z uzgodnioną normą (czyli standardem właściwym dla danego projektu, może być zarówno standard wewnętrzny np. obowiązujący w danej firmie jak i ogólnokrajowy – jeśli istnieje) – określa, podobnie jak w standardowej praktyce – numer wersji danego rysunku, modelu czy innego dokumentu
• kod przydatności informacji (status code), pokazujący dozwolone użycie(-a) informacji – oznacza cel, w jakim zawarta w pliku informacja może być wykorzystywana oraz określa umiejscowienie danej informacji w przepływie pracy (w jakim obszarze się znajduje)

Metadane są wskazywane przez ich autora, a następnie poprawiane (czyli modyfikowane, aktualizowane) w procesach zatwierdzania i autoryzacji. Używanie pakietu informacyjnego niezgodnie ze wskazanym kodem przydatności informacji (status code) jest ryzykiem użytkownika.

CDE może obejmować zarówno możliwość zarządzania bazami danych do zarządzania atrybutami pakietów informacyjnych i metadanymi, jak i możliwość wysyłania powiadomień o aktualizacjach członkom zespołu czy ustalania ścieżki obiegu informacji.

Cały model informacyjny nie zawsze znajduje się w jednym miejscu, szczególnie w przypadku dużych lub złożonych zasobów, projektów lub rozproszonych zespołów. Praca zespołowa oparta na pakietach informacyjnych umożliwia organizację CDE (rozumianego jako przepływ pracy) w oparciu o (z wykorzystaniem) różne systemy komputerowe lub platformy technologiczne.

Zalety przyjęcia rozwiązania CDE i przepływu pracy:

• odpowiedzialność za informacje, w każdym pakiecie informacyjnym, pozostaje po stronie organizacji/jednostki, która ten pakiet informacyjny wyprodukowała, i chociaż jest ona (informacja) udostępniona i ponownie wykorzystywana, to tylko ta organizacja/jednostka (która ją wyprodukowała, wprowadziła do obiegu) może zmieniać jej zawartość,
• współużytkowanie pakietów informacyjnych redukuje czas i koszty wytwarzania skoordynowanych informacji,
• pełna ścieżka historii wytwarzania informacji jest dostępna do wykorzystania w trakcie i po realizacji każdego projektu

Na zakończenie pozwolę sobie na zamieszczenie, trzech krótkich dygresji, które w mojej ocenie pozwolą na łatwiejsze zrozumienie opisanych powyżej zagadnień i uniknięcie ewentualnych błędów interpretacyjnych.

• Obszar CDE to zakres informacji (lub danych) o określonym statusie: praca w toku, udostępnione, opublikowane, archiwum. Nie należy utożsamiać go z folderem (w rozumieniu katalogu)

• „Kontrola/przegląd/zatwierdzenie polega na weryfikacji (wewnętrznej) pakietu informacyjnego z planem dostarczania informacji oraz z uzgodnionymi standardami, metodami i procedurami wytwarzania informacji.”
• „Przegląd/autoryzacja polega na weryfikacji (zewnętrznej) pakietu informacyjnego z odpowiednimi wymaganiami informacyjnymi dotyczącymi koordynacji, kompletności i dokładności.”

Pamiętajmy by wymagania informacyjne, standardy i procedury tworzone były w trosce o dobro projektu i wszystkich uczestników procesu inwestycyjnego, ale też z zachowaniem zdrowego rozsądku.