15 cze 2022

CDE w praktyce na przykładzie platformy ePMflow. Od czego zacząć?

Na wstępie wyjaśnijmy sobie czym tak naprawdę

15 cze 2022

Na wstępie wyjaśnijmy sobie czym tak naprawdę jest CDE, bo skrót ten budzi wiele nieporozumień. Tłumacząc bezpośrednio na język polski jest to wspólne środowisko danych, jednak czy ta definicja precyzuje nam czy jest to narzędzie, platforma, czy może dowolne rozwiązanie informatyczne? A może po prostu powinniśmy to rozumieć jako oprogramowanie lub program? Czy wg definicji CDE musi być chmurą, czy może dyskiem sieciowym? W ePMflow spotykamy się z wieloma głosami z rynku. Łącznie z podejściem, że jest to po prostu konkretne oprogramowanie, konkretnego producenta. Można tak wymieniać w nieskończoność, ale odpowiedź powinna być następująca: “to zależy”.

Na BIMblogu o CDE wspominaliśmy niewiele. Omówiliśmy do tej pory trzy narzędzia: BIMsync, BIMplus i Trimble Connect. Jest też cykl artykułów “CDE od kuchni”. Tym razem będzie z nieco innej perspektywy. Opowiem Wam o ePMflow, platformie CDE która powstała przy współpracy firm: Miastoprojekt Wrocław i M.A.D. Engineers.  Początki naszej wspólnej drogi sięgają roku 2017 w którym to rozpoczęliśmy współpracę przy projekcie Dolnośląskiego Centrum Sportu. Od tego czasu mieliśmy dziesiątki zwrotów akcji, setki burz mózgów, powstało morze stron tekstów, arkuszy i kodu. Z miesiąca na miesiąc wprowadzaliśmy nowe funkcjonalności czy też udoskonalaliśmy istniejące tak aby zaspokoić stale rosnące potrzeby naszych Klientów. Nad tym wszystkim stale czuwała i nadal czuwa ekipa ludzi, o myślę dość niezwykłym doświadczeniu. Są to osoby świetnie poruszające się w takich kwestiach jak: koordynacja projektów, zarządzanie dokumentacją, administracja platformą. Wiedzą jak działa (czy też nie działa ;)) prawie każda możliwa platforma CDE, jak napisać dobry EIR/BEP,  jak kontrolować jakość wykonanych robót przez wykonawców oraz świetnie kodują w wielu językach. Śmiało można powiedzieć, że jest to narzędzie stworzone przez praktyków dla praktyków.

Od czego zaczniemy? Zaczniemy od samego początku, czyli od momentu w którym należy zamówić CDE. Komu taka potrzeba może się pojawić w kontekście naszego rozwiązania? Można powiedzieć, że będzie to praktycznie każdy uczestnik procesu inwestycyjnego. ePMflow będzie dobrze służyć przede wszystkim inwestorom, ale też biurom projektowym, inżynierom kontraktu, generalnym wykonawcom na zarządcach inwestycji kończąc. Na odpowiedź dlaczego jest Wam potrzebne ePMflow musicie poczekać do końca mojej opowieści 😉 

Zamówienie

Listę najistotniejszych funkcjonalności w podziale na warianty znajdziecie pod tym linkiem: www.epmflow.com Na co zwrócić uwagę zamawiając ePMflow?

Warianty

Mamy do wyboru dwa warianty: START i PRO. Najistotniejsza różnica pomiędzy nimi to system obiegu zadań, który ma za zadanie zautomatyzować zatwierdzanie wszelkiego rodzaju dokumentów. W opcji Start procedurę akceptacji dokumentów również możecie wykonać ale będzie to proces bardziej manualny. W kolejnych częściach pokażę jak wygląda praca na ePMflow co pozwoli Wam zdobyć wiedzę, jaki wariant będzie dla Was odpowiedni.

Wielkość zespołu

Musimy się zastanowić ile osób będzie korzystać z własnych indywidualnych kont. Konta trzeba przewidzieć w szczególności dla swoich pracowników jak i dla całego otoczenia naszych inwestycji. To jedna z zasad CDE. Dostęp do projektów tam umieszczonych ma wiele firm współpracujących ze sobą. Dla przykładu nasi Klienci mają około 100 użytkowników już przy jednym projekcie, ale mamy też przypadki 300 użytkowników przy kilkudziesięciu aktywnych projektach.

Przestrzeń dyskowa 

W tym miejscu należy sprawdzić w swoich archiwach, czy też aktywnych projektach ile GB danych zajmują Wasze projekty. Na ePMflow możemy zarządzać:

  • tylko płaską dokumentacją projektową (PDF,DWG)
  • większym pakietem dokumentów (wnioski materiałowe, badania, dokumentacja powykonawcza, itd.)
  • dokumentacją BIM (modele IFC, modele natywne, chmury punktów)

Ilość projektów

Maksymalną ilość projektów definiuje nam w głównej mierze ilość przestrzeni dyskowej. Jeśli będzie to tylko dokumentacja 2D która średnio zajmie nam około 10GB, to maksymalnie zmieścimy 100 takich projektów. Oczywiście przy takiej ilości projektów potrzebna będzie odpowiednia ilość kont dla użytkowników. Dla przykładu nasi Klienci na startowej przestrzeni dyskowej 1000 GB mieszczą max jeden projekt, ale też są tacy co mieszczą ich kilkadziesiąt.

Wycena per projekt pojawi się w momencie, w którym klient zażyczy sobie np. obiegów personalizowanych czy systemu do obsługi usterek. Biorąc pod uwagę nasze dotychczasowe doświadczenie, ten zakres usług należy zaplanować na kolejnych etapach pierwszego projektu, czy też nawet na kolejnych projektach. Generalnie wszystko zależy od doświadczeń w pracy na tego typu platformach u klienta, rodzaju klienta, na wymogach dla danej inwestycji kończąc.

Warto wspomnieć, że w przypadku potrzeby zwiększenia zasobu użytkowników, czy też przestrzeni dyskowej, możemy je domówić w każdej chwili w oparciu o jasne kryteria (każde dodatkowe 50 osób/każde dodatkowe 1000GB dysku).

Konfiguracja projektu

Stworzyć projekt to jedno, drugie to jego konfiguracja. Mamy do wyboru trzy opcje:

  1. Przez Klienta (0 zł). Opcja przewidziana dla osób, które znają naszą platformę. Klient na bazie swojego doświadczenie i/lub instrukcji może sam konfigurować swoje projekty od A do Z.
  2. Przez ePMflow (Pierwszy projekt 0zł / Kolejny projekt: Start – 2000 zł / Pro – 3000 zł) – Najlepsza opcja dla początkujących. Zespół ePMflow Twój pierwszy projekt skonfiguruje za darmo, a kolejne jeśli będziesz tego potrzebował, w w/w cenach. Wycena konfiguracji opiera się na pewnych założeniach, a mianowicie: ograniczenie do maksymalnie 16 standardowych grup, jeden rodzaj kodyfikacji i jedna konfiguracja kodu QR. Dla wariantu Pro będzie to dodatkowo skonfigurowanie dwóch obiegów.
  3. Niestandardowa (wycena indywidualna) – ostatnia opcja dotyczy konfiguracji projektu która będzie wykraczać poza wyżej wymienione zasady i podlega wycenie indywidualnej

Skąd możecie dowiedzieć się ile grup będzie miał Wasz projekt, czy będzie Wam potrzebna kodyfikacja, qr-kody, obiegi? Na te, czy na inne pytania, odpowiedzi znajdziecie sami w tym cyklu artykułów. 

Nazwa przestrzeni

Na końcu jeszcze mała drobnostka, należy ustalić pod jakim adresem url będzie znajdowała się nasza przestrzeń, czyli określić subdomenę. Najczęściej jest to skrót nazwy firmy lub cała nazwa firmy. W przypadku kiedy klient planuje wykonać tylko jedną inwestycję, subdomena ma nazwę projektu. Przykłady: madengineers.epmflow.com / muzeumkrakow.epmflow.com

Z takim pakietem informacji możemy wypełnić formularz zamówienia dostępny pod tym linkiem www.epmflow.com/rozwiazania-i-uslugi/zamowienie/.

Jeśli nadal będziecie mieć wątpliwości, to zawsze możecie wysłać prośbę o spotkanie, na którym odpowiemy na wszystkie pytania. Mamy też do dyspozycji przestrzeń demo gdzie możecie się sami zapoznać z ePMflow, aczkolwiek prezentacja na żywo znacznie szybciej rozwieje Wasze wątpliwości.

Po złożeniu zamówienia dostaniecie od nas: Ofertę, Szablon Projektu i Regulamin. Usługę uruchamiamy po podpisaniu dosłownie jednostronicowego zamówienia, lub na prośbę klienta po podpisaniu krótkiej umowy. Postaraliśmy się, aby zamówienie ePMflow było najprostsze, jak tylko się da.

Wdrożenie

Platforma została zamówiona i rozpoczynamy etap wdrożenia, który składa się z następujących kroków:

  1. Kick-off meeting
  2. Dostarczenie przez Klienta wypełnionego szablonu
  3. Konfiguracja projektu
  4. Szkolenie użytkowników
  5. Szkolenie Menedżerów projektu
  6. Uruchomienie projektu

Kick-off meeting

Spotkanie inauguracyjne przeznaczamy na omówienie jak prawidłowo skonfigurować swój projekt. Nie ma możliwości, aby uruchomić wszystko w przysłowiowe 5 min, ale można to sprawnie poprowadzić. Do tego służy nasz szablon projektu, w którym zebraliśmy informacje które musi nam dostarczyć Klient i rozdzieliliśmy na osobne arkusze. Są to: Dane wstępne, Struktura, Użytkownicy, Kodyfikacja, Kod QR, Właściwości.

Arkusz “Dane wstępne”

Uzupełniamy:

  1. Nazwa Projektu – miejsce na wpisanie skróconej nazwy projektu od 3 do 10 znaków. Zalecamy, aby to był kod projektu, który znajdziemy np. w nazwie dokumentacji.
  2. Opis projektu – miejsce, w którym możemy nazwać swój projekt w szerszy sposób, np. “Zespół budynków wielorodzinnych przy ulicy…”. Dla osób które nie znają kodu projektu będzie łatwiej na początku namierzyć właściwy projekt.
  3. Dodatkowe pola takie jak “Nazwa Inwestycji”, “Inwestor”, czy “Główny projektant” możesz wpisać, jeśli już je posiadasz. Jeśli nie, to nie problem, można je uzupełnić później bezpośrednio na platformie. Ważne, aby były uzupełnione w momencie, w którym zaczniesz korzystać z obiegów, ponieważ dane z tych pól mapują się do każdego raportu z obiegu.

Widok arkusza „Dane wstępne”

Arkusz “Struktura” – Foldery

Na ePMflow pracujemy w oparciu o strukturę folderów. W tym arkuszu znajdziecie przykładową strukturę z której możecie skorzystać lub też ją zmodyfikować do swoich potrzeb. Co trzeba wiedzieć przed podjęciem decyzji o takiej czy innej strukturze katalogów:

  • w oparciu o foldery definiujemy uprawnienia dostępu, reguły sprawdzające poprawność nazw plików, nadanie qr-kodu itp.
  • zalecamy, aby uprawnienia były tak skonstruowane aby do podfolderów był ten sam poziom dostęp. Dzięki temu konfiguracja jest szybsza i mniej narażona na błędy.
  • sortowanie i filtrowanie opiera się o nazwy plików i ich właściwości.
  • długość ścieżki razem z nazwą pliku może osiągać 4096 znaków, ale pamiętaj, że jeśli zamierzasz archiwizować swoje projekty w systemie Windows, tam ograniczenie jest do 260 znaków.
  • nie twórz bardzo głębokiej struktury podkatalogów dla przejrzystości swojego projektu i z wyżej wymienionej kwestii technicznej, zalecamy max trzy poziomy jak w naszym Szablonie projektu.
  • do konkretnych katalogów, czy podkatalogów Menedżer projektu może utworzyć szybki dostęp z panelu projektu.
  • katalog razem z podfolderami możesz traktować jako obszar projektu typu: roboczy, opublikowany, archiwum itp. 

Arkusz “Struktura” – Grupy

Na bazie ID Projektu z arkusza “Dane wstępne” zostaną automatycznie wypełnione pełne nazwy ID grup na ePMflow. Jest ich 16. Są to typowe grupy spotykane na większości inwestycjach budowlanych. Stworzą się automatycznie po utworzeniu projektu i są widoczne na platformie tylko dla osób które mają uprawnienia do tworzenia kont użytkowników. Jeśli mimo wszystko zdarzy się, że będzie potrzeba dodatkowych grup, wtedy należy dopisać je szablonie. Ważne, aby trzymać się zawsze standardu nazewnictwa: “ID projektu_rodzaj interesariusza”.

W grupie może być dowolna liczba osób, dzięki temu możemy sprawniej zarządzać uprawnieniami w Bibliotece dokumentów. Do grup jeszcze powrócę ponieważ wykorzystujemy je do innych uprawnień.

Arkusz “Struktura” – Uprawnienia dostępu

Dostęp w oparciu o role możemy zastosować dla całości projektu bez względu na wygląd struktury folderów (rola per projekt) lub zróżnicować dostępy w zależności od katalogu (rola per folder). Wszystko zależy od danego projektu. Z naszego doświadczenia wynika, że najczęściej w danym folderze jednej grupie osób trzeba pozwolić na wrzucanie plików, ale w tym samym miejscu inna grupa osób powinna mieć tylko możliwość odczytu tych plików. Stąd zalecenie jest jedno, warto używać dostępów „per folder”.

Do grup możemy przypisać następujące role:

  1. „Odbiorca” – posiada możliwość wyświetlania i pobierania treści utworzonych przez innych użytkowników; nie posiada praw do tworzenia własnych treści.
  2. „Autor” – posiada możliwość wyświetlenia, pobierania oraz kopiowania treści utworzonych przez innych użytkowników; posiada nieograniczone* prawa do treści, które utworzył.
  3. „Współpracownik” – posiada możliwość wyświetlenia, pobierania, edytowania oraz kopiowania treści utworzonych przez innych użytkowników; posiada nieograniczone* prawa do treści, które utworzył.
  4. „Menedżer” – posiada nieograniczone* prawa do całej zawartości projektu niezależnie czy treść została stworzona przez niego czy innych użytkowników.

*jako nieograniczone prawa rozumie się: wyświetlanie, pobieranie, edytowanie, kopiowanie, przenoszenie, usuwanie

Widok arkusza „Struktura”

Arkusz “Użytkownicy”

W tym miejscu wpisujecie startowy pakiet osób które będą w Waszym projekcie. Startowy ponieważ w trakcie trwania projektu Menedżer może dodawać i usuwać użytkowników do projektów w miarę potrzeb.

Dane wymagane do założenia konta to: 

  • Nazwa użytkownika (login) – stworzy się automatycznie w szablonie i składa się z pierwszej litery imienia, kropki i nazwiska. Nie stosujemy tutaj polskich znaków. 
  • Imię i Nazwisko 
  • e-mail – na jeden adres e-mail może został założone tylko jedno konto

Dane nieobowiązkowe takie jak telefon, adres, stanowisko czy firma warto wstawić aby mieć dane kontaktowe pod ręką. Każda osoba mająca dostęp do danego projektu ma dostęp do listy użytkowników danego projektu.

Na końcu każdego wiersza musimy przypisać każdą osobę do wcześniej wspomnianych grup z arkusza “Struktura”.

UWAGA: 

  1. Menedżer projektu może podnosić lub obniżać uprawnienia pozostałych osób w projekcie. Może np. podnieść uprawnienia do poziomu Menedżera projektu w celu zmiany na innego Menedżera.
  2. Użytkownik może sam zaktualizować Imię, Nazwisko oraz mail. Login jest niemożliwy do zmiany.
  3. Menedżer projektu ma możliwość udostępniania specjalnych funkcjonalności dla innych użytkowników takich jak: tworzenie projektu, generowanie raportów z obiegów poprzez dołączanie użytkowników do specjalnie do tego przygotowanych grup.

Widok arkusza „Użytkownicy”

Arkusz “Kodyfikacja”

Jeśli na swoim projekcie chcecie stosować opcję automatycznej weryfikacji nazw plików które będą umieszczane przez użytkowników to do konfiguracji tego zakresu służy ten arkusz.

Co warto wiedzieć:

  1. Weryfikacja nazw jest regułą, którą możemy zastosować do dowolnego folderu (i/lub podfolderów) co pozwala nam w jednym projekcie zastosować kilka różnych reguł nazewnictwa.
  2. Najczęściej kodyfikację stosujemy na potrzebę weryfikacji dokumentacji projektowej
  3. Jeśli nazewnictwo dokumentacji jest niespójne i nie mamy wpływu na jego zmianę, sprawdzanie nazewnictwa traci sens i nie warto takiej reguły wprowadzać.

Na bazie tych informacji podejmujecie decyzję, czy kodyfikacja jest możliwa do wprowadzenia na Waszym projekcie. Jeśli odpowiedź jest twierdząca, to na bazie naszego przykładu wprowadzacie swoje dane.

Widok arkusza „Kodyfikacja”

Arkusz “Kod QR”

Kod QR służy do tego, aby mieć możliwość weryfikacji aktualności dokumentu, który opuścił ePMflow i został umieszczony na telefonie czy komputerze w miejscu znanym tylko jednej osobie lub został wydrukowany i udostępniony np. personelowi budowy. 

Warto wiedzieć, że kod QR w ePMflow:

  • zawiera adres url do dokumentu umieszczonego na ePMflow,
  • możemy sprawdzić telefonem (aparat, odrębna aplikacja),
  • może zostać dodany wyłącznie do dokumentów w formacie PDF,
  • ma wielkość 4x4cm razem z marginesem,
  • podobnie jak kodyfikacja jest regułą konfigurowalną per folder (musimy podać narożnik i wielkości marginesów),
  • integruje się z dokumentem w momencie umieszczenia pliku w folderze,
  • w przypadku dokumentu o kilku stronach, tworzy się tylko na pierwszej,
  • musimy przewidzieć na niego miejsce w dokumentacji, ponieważ zakryje swoją powierzchnią wszystko co było w tym miejscu.

Stosowanie takiego rozwiązania wymagać będzie od Was wysokiej kultury pracy i przede wszystkim działania z wyprzedzeniem. Dla przykładu jeśli jesteś generalnym wykonawcą czy inwestorem i zlecasz projekt to musisz mieć gotowe wytyczne dla projektantów, aby mieli odpowiednio przygotowane miejsce. Najlepsza lokalizacja to tabelka rysunkowa. Jeśli jest to niemożliwe, można umówić się na dowolne inne stałe miejsce.

Widok arkusza „Kod QR”

Arkusz “Właściwości”

I ostatni arkusz z naszego szablonu. Co się kryje pod tą nazwą? Właściwości to informacje, które pozwalają na dodatkowy opis dokumentów, które umieszczamy na platformie (mogą, a wręcz powinny Wam się kojarzyć z pojęciem “metadane”). Jak wspomniałem wcześniej, przy kodyfikacji nie stosujemy w nazwach dokumentów, składowych które są zmienne w czasie. Ten zakres na platformie opisujemy właściwościami.

Co warto wiedzieć:

  • w standardzie dla wariantu Start i Pro macie do dyspozycji cztery właściwości: Rewizja, Status, Faza, Rodzaj dokumentu.
  • wartości tych właściwości są predefiniowane i można z nich korzystać na każdym projekcie, możemy też je wyłączyć na wybranym projekcie,
  • wartości właściwości określamy w momencie umieszczenia plików na platformie (możemy też je edytować po umieszczeniu pliku na platformie),
  • właściwość “Rewizja” jest nadawana przez użytkownika i nie jest tożsama z “wersją”,
  • wartości można skonfigurować pod własne potrzeby, np. rewizje możemy zamienić na literowe, statusy na zgodne z ISO 19650 itd.
  • wartości są definiowane per projekt, np. na jednym projekcie możemy mieć rewizje literowe, na drugim liczbowe,
  • właściwości są ściśle związane z  widokiem standardowym w Bibliotece dokumentów, czyli ze sposobem w jaki wyświetlamy dokumenty na platformie.

Widok arkusza „Właściwości”

Podsumowując. Mamy za sobą wiedzę na temat:

  • co muszę wiedzieć, aby zamówić ePMflow
  • jakie informacje należy zgromadzić, aby skonfigurować projekt
  • praktycznych aspektów “na start” pracy na wspólnym środowisku danych

Jako uzupełnienie poniżej znajdziecie nagranie z webinaru.

Co dalej? W kolejnym artykule skonfigurujemy projekt z uprawnieniami do katalogów oraz z obiegami. Teoretycznie jest to opcja najbardziej skomplikowana, ale pozwalająca zrozumieć istotę pracy na ePMflow i pozwoli zapoznać się z interfejsem.

Maciej Dejer
ePM

Leave a comment
More Posts
Comments
Comment