Zastanawialiście się kiedyś czym zarządzacie w swojej firmie? Danymi czy może informacją? W życiu codziennym te dwa słowa lubią być używane zamiennie, ale czy tak naprawdę ich znaczenie jest tożsame?
DANE czyli…
… zbiory liczb i tekstów o różnych formach [1] czyli wszystko to, co jest/może być przetwarzane umysłowo lub komputerowo [5]. Dane mogą być rejestrowane, przetwarzane i przesyłane. Są one jedynie zapisem dotyczącym zaistniałych już faktów, procesów czy zdarzeń prezentowanych w formie właściwej dla ich interpretacji.
INFORMACJA
Informacja to pojęcie, w zasadzie niedefiniowalne ze względu na jego pierwotny, elementarny charakter. Informacja rozpatrywana jest najczęściej w trzech aspektach [3]:
- syntaktycznym (dotyczy ilości informacji, jaka może być potencjalnie zawarta w danej wiadomości),
- semantycznym (znaczenia i zawartości treściowej wiadomości),
- pragmatycznym (przydatności informacji, tj. wartości informacji zawartej w wiadomości ze względu na cel realizowany przez odbiorcę).
Jak zatem najprościej zdefiniować informację? Może jako zbiór danych zebranych w celu ich przetworzenia, analizy i otrzymania wyników. Wyniki te zaś stanowią nowe informacje.
Co ciekawe, większość z nas ma skłonność do stosowania zamiennie pojęć „dane” i „informacja”), choć – jak pokazano powyżej – nie są to pojęcia równoznaczne. Pamiętajmy, że dane to surowe fakty (np. liczby), dopiero ich właściwe ustrukturyzowanie, wzajemne powiązanie, odniesienie sprawi, że będą nieść za sobą konkretną informację. Ta zaś, zgodnie z infologiczną teorią Langeforsa (1973), to proces interpretacji danych w oparciu o wiedzę posiadaną w określonym czasie. W myśl tej teorii z określonych danych, różni ludzie, w zależności od posiadanej wiedzy, mogą wyciągnąć różne wnioski.
Rys. 1. Piramida wiedzy. Źródło: http://szafranskimaciej.com/dualizm-wiedzy-zasob-czy-produkt/ [4]
Patrząc na temat bardziej technicznie – zbiór danych zapisanych zgodnie z określonymi regułami stanowi Bazę danych. Ta jest natomiast podstawową częścią systemów zarządzania informacją, systemów zarządzania projektami czy katalogów produktów.
ZARZĄDZANIE DANYMI stanowi jeden z elementów (obszarów) zarządzania informacją w przedsiębiorstwie i obejmuje m.in. nazewnictwo danych, kontrolę jakości, archiwizację. Jakość danych, ich ilość, kompleksowość, aktualność mają ogromny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstw niejednokrotnie warunkując decyzje biznesowe podejmowane przez kadrę managerską.
ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ jest dziedziną działalności przedsiębiorstwa, na którą składają się zasady, techniki, systemy i technologie wykorzystywane w procesach decyzyjnych. Informacje stanowią podstawę budowania wiedzy w organizacji, która z kolei umożliwia jej dostosowywanie się do zmian zachodzących zarówno w otoczeniu organizacji (bliższym i dalszym) jak i w niej samej. Tu należy zwrócić uwagę na rolę zarządzania informacją jako procesu umożliwiającego kontrolowanie, przetwarzanie, dostarczanie i wykorzystanie informacji niezbędnych do efektywnego zarzadzania przedsiębiorstwem. Co zatem należy wziąć pod uwagę w procesie zarządzania informacją? Przede wszystkim należy zadbać o to, aby informacja była:
- dostosowana do potrzeb odbiorcy (zakres tematyczny, poziom uszczegółowienia),
- kompleksowa i rzetelna,
- aktualna i wszechstronna, czyli przedstawiała sytuację decyzyjną z kilku różnych perspektyw.
Zarządzając informacją należy też zwrócić uwagę na nieco bardziej techniczne kwestie, takie jak:
- dostępność – zapewnienie bezpiecznego, stałego dostępu do informacji (tu i teraz) niezależnie od tego, gdzie aktualnie znajduje się odbiorca docelowy,
- poufność – obowiązek ochrony informacji przed nieuzasadnionym ujawnieniem i użyciem,
- integralność – dokładność i kompletność informacji oraz jej poprawność w odniesieniu do zdefiniowanych oczekiwań,
- zgodność – uwzględnienie wymagań podyktowanych prawem, umową z podmiotem zewnętrznym (np. klientem) czy też określone wymagania i polityka wewnętrzna przedsiębiorstwa.
Czy wiecie już czym zarządzacie w swojej organizacji?
Tak – informacją, a raczej informacjami, które są wynikiem interpretacji gromadzonych, przetwarzanych i tym samym zarządzanych przez Was danych. Co ciekawe, dzięki informacji i doświadczeniu budujemy wiedzę, którą Davenport i Prusak zdefiniowali następująco [5]: „Wiedza to płynne połączenie ukształtowanego doświadczenia, wartości, informacji kontekstowej i ekspertyzy, które zapewniają model oceny oraz pozwalają wcielić nowe doświadczenia i informacje. Swój początek i odniesienie znajduje w umysłach ludzi posiadających wiedzę. Jest osadzona w dokumentach, repozytoriach, procedurach, procesach, praktykach i normach organizacyjnych.”
c.d.n.
Katarzyna Orlińska-Dejer
ePM
[1] https://pl.wikipedia.org/wiki/Dane
[2] Adam Maria Gadomski: Global TOGA Meta-Theory. 1989 (ang.)
[3] https://encyklopedia.pwn.pl/haslo/informacja;3914686.html
[4] http://szafranskimaciej.com/dualizm-wiedzy-zasob-czy-produkt/
[5] Davenport T. H., Prusak L., (1998), Working Knowledge, Harvard Business School Press, Boston MA,
