Na przestrzeni lat mojej pracy zawodowej zauważyłam, że mamy jako ludzie skłonność do mierzenia innych swoją miarą („jeśli ja wiem o co chodzi to i Kowalski musi to rozumieć”). Jako ludzie mamy też, w większości, potrzebę „nadążania” … Często nie chcemy pokazać innym, że nie do końca rozumiemy o co chodzi, jak to ugryźć i czy na pewno droga, którą obierają inni jest dla nas najkorzystniejsza. I choć czasami nie umiemy się do tego przyznać, chcielibyśmy aby ktoś z nami usiadł i na spokojnie wyjaśnił nam o co w tym wszystkim chodzi.
Miniony rok pokazał nam wszystkim, że czasami warto się zatrzymać a już na pewno warto zrozumieć. Zróbmy to zatem wspólnie 🙂
Niniejszy tekst jest pierwszym z cyklu artykułów dedykowanych CDE. W kolejnych odsłonach przeanalizujemy następujące tematy: problem vs rozwiązanie, definicje, CDE wg PN-EN ISO19650, części składowe CDE, marketing vs funkcjonalność oraz wdrożenie. Na zakończenie poszukamy i omówimy publikacje, które odnoszą się do kwestii CDE i może dowiemy się jeszcze czegoś więcej 🙂
Zachęcam do lektury.
„Jeśli robisz coś tak, jak robiłeś to przez ostatnich 10 lat, to najprawdopodobniej robisz to źle.” Charles Kettering
Każde „nowe” rozwiązanie, procedura, wynalazek są odpowiedzią na trudności i problemy jakie napotykamy w swoim życiu codziennym i to niezależnie czy mamy na myśli gotowanie, chirurgię czy zarządzanie projektami. Zacznijmy zatem od wskazania 5 najczęściej popełnianych błędów w procesie zarządzania danymi.
-
Brak strategii zarządzania danymi* (obieg danych, cykl życia, bezpieczeństwo, dostępność i jakość danych). Podczas realizacji projektów użytkownicy (zespół projektowy) mają do czynienia z ogromną ilością danych, często tych samych, dodatkowo pochodzących z różnych systemów (źródeł) a tym samym prezentowanych w różnych standardach. Powoduje to konieczność ich weryfikacji, porównania czy uzgodnienia, co generuje dodatkowe nakłady pracy. W przypadku wątpliwości (np. który z dokumentów jest poprawny i/lub bardziej aktualnym) może też generować opóźnienia związane z koniecznością dodatkowej weryfikacji przedmiotowych dokumentów.
*STRATEGIA ZARZĄDZANIA DANYMI – 4 kluczowe elementy[1]:
- Identyfikacja danych ważnych dla całej organizacji/firmy. W tym przypadku, jako dane należy rozumieć zarówno informacje z baz danych, konkretne dokumenty, jak również ważne maile czy zawartość stron internetowych. Pamiętajmy, że inwentaryzowanie wszystkich danych dostępnych w organizacji/firmie nie jest opłacalne. Należy ustalić wcześniej kluczowe obszary i zakresy, na których warto się skoncentrować (zależy to m.in. od wielkości organizacji, zakresu czy skali jej działania)
- Identyfikacja miejsc w których dane są przechowywane (nie mówimy o pomieszczeniu a bardziej o środowisku/platformie). Głównym celem jest stworzenie prostych i bezpiecznych mechanizmów przechowywania i udostępniania danych oraz zapewnienie „swobodnego” (tu w rozumieniu „w każdym miejscu i czasie”) dostępu do danych.
- Zdefiniowanie procedur określających jednoznacznie kto, kiedy i do jakich danych ma dostęp oraz co może z nimi zrobić. Pamiętajmy, że dostęp do danych powinien być ograniczony. Dostęp do określonych danych powinny mieć osoby, którym są one potrzebne do wykonywania obowiązków służbowych. Konieczne jest ustalenie wymaganych procedur bezpieczeństwa (logowanie, kontrola uprawnień, audyt aktywności)
- Ład danych. Przełożeni odpowiadają za poinformowanie pracowników o obowiązujących w obrębie organizacji/firmy procedurach dotyczących bezpieczeństwa danych i obrotem nimi oraz konsekwencjach związanych z nieprzestrzeganiem obowiązujących zasad bezpieczeństwa. Pracownicy muszą też wiedzieć kto zarządza danymi i kto za nie odpowiada (od strony technicznej i od strony biznesowej)
- Zamiast strategii zarządzania danymi, opieramy się na znanych nam narzędziach (Maslow’s hammer „if all you have is a hammer, everything looks like a nail” = nadmierne poleganie na znanej taktyce, stylu, formule lub narzędziu). Nie zapominajmy, że każde narzędzie ma swoje miejsce i czas w procesie.W swoich obserwacjach dotyczących ludzkiej psychologii Abraham Maslow zauważył dziwną skłonność ludzi do używania metod, które znali już wcześniej, w celu wykonywania różnych zadań, nawet jeśli te metody nie są do tego idealnie dopasowane. Trend ten można zaobserwować w wielu dziedzinach naszego życia począwszy od ludzi i firm uparcie trzymających się przestarzałych metod komunikacji, realizacji i prowadzenia projektów po majsterkowiczów używających noży kuchennych do odkręcania / dokręcania śrubek wszelakich. W mojej ocenie skłonność ta wynika wprost z obawy przed opuszczeniem przez większość z nas tzw. własnej strefy komfortu.
Rysunek 1. Źródło: „If All You Have is a Hammer… — Maslow’s Hammer (Confirmation Bias redux)“ [2]
-
Brak zarządzania metadanymi**. Metadane dostarczają informacji umożliwiających uporządkowanie danych (w tym dokumentów i zbiorów danych), pojęć i elementów świata rzeczywistego (tj. ludzi, organizacji, produktów). Warto pamiętać [3], że cykl życia metadanych jest dłuższy od cyklu życia danych. Metadane mogą zostać utworzone zanim powstaną lub zostaną zebrane dane i muszą być przechowywane po usunięciu danych (np. w formie informacji o zlikwidowanych lub wycofanych danych).
**“Metadane to ustrukturyzowane informacje opisujące, tłumaczące, lokalizujące i ułatwiające we wszelki inny sposób odnalezienie, wykorzystanie lub zarządzanie zasobem informacji. Metadane często określa się mianem‚ danych o danych’ albo ‚informacji o informacjach’.” National Information Standards Organization [4]
„Metadane można podzielić według kategorii jako opisowe, strukturalne i administracyjne:
- Metadane administracyjne – dostarczają informacji dotyczących zarządzania zasobem informacji lub obiektem, takich jak: data i sposób jego utworzenia, typ dokumentu, informacje dotyczące dostępu do zasobu,
- Metadane opisowe – dostarczają informacji na temat takich danych jak tytuł, streszczenie, autor oraz słowa kluczowe, opisujące zasób informacji lub obiekt,
- Metadane strukturalne – opisują logiczny i fizyczny związek pomiędzy częściami złożonego obiektu.” [5]
-
Uważa się, że jakość danych jest funkcją informatyczną/IT, gdy w rzeczywistości to nie dział IT tworzy dane (nie zweryfikuje zatem ich poprawności), a zatem konieczna jest współpraca IT+Business. Jakość danych jest niezwykle istotnym, a może nawet kluczowym, elementem prawidłowego funkcjonowania organizacji/firmy. Zgodnie z opracowaniem „JAKOŚĆ DANYCH W ZINTEGROWANYCH SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH ZARZĄDZANIA“ [6] i przywołanego w nim europejskiego systemu statystycznego, jakość danych określana jest przez komponenty takie jak: przydatność, dokładność, terminowość i punktualność, dostępność i przejrzystość, porównywalność, spójność. Jak zatem widzicie, tylko jeden komponent z podanych powyżej możemy przypisać funkcji informatycznej, a mianowicie DOSTĘPNOŚĆ. Warto o tym pamiętać!
-
Bezpieczeństwo danych a dobra wola. Szkolenia personelu, broszury, kampanie informacyjne, RODO to za mało. W bezpieczeństwie danych liczy się zaangażowanie i podejście jednostki do zasad obowiązujących w organizacji/firmie w tym zakresie. Rolą przełożonych jest informowanie, motywowanie zespołu oraz wspieranie go na każdym etapie współpracy, ale na końcu jest zawsze jednostka, która nie tylko musi przestrzegać procedur ale też zachowywać czujność. Musi też, co często jest najtrudniejsze, wyjść ze swojej strefy komfortu i odnaleźć się w „nowym świecie”. Przekonać się do zasadności zmian i często też nauczyć obsługi nowego systemu.
Poznaliście pięć najczęściej popełnianych błędów w procesie zarządzania danymi. Warto teraz zastanowić się jak to wygląda w kwestii Waszych organizacji/firm. Traktujecie dane poważnie czy powielacie opisane błędy i schematy?
Jeżeli dojdziecie do wniosku, że w Waszej organizacji występują opisane powyżej sytuacje to jest to najwłaściwszy moment, aby zająć się kwestią zarządzać danymi na poważnie. W następnych częściach artykułu postaramy się Wam w tym pomóc.
c.d.n.
Katarzyna Orlińska-Dejer
ePM
[1] https://www.ican.pl/b/cztery-elementy-kompleksowej-strategii-zarzadzania-danymi/P1mPiPNIr
[2] https://www.porterblepeople.com/2015/03/if-all-you-have-is-a-hammer-maslows-hammer-confirmation-bias-redux/
[3] http://docplayer.pl/11146652-Open-zarzadzanie-metadanymi-wprowadzenie-metadane-prezentacji-support-modul-szkoleniowy-1-4-data.html
[4] http://www.niso.org/publications/press/UnderstandingMetadata.pdf
[5] https://pl.wikipedia.org/wiki/Metadane
[6] https://www.dbc.wroc.pl/Content/37685/Hernes_Jakosc_Danych_w_Zintegrowanych_Systemach_Informatycznych_2017.pdf
